O que são série e número do CTe-OS?
- Série
- Identifica uma sequência de documentos do mesmo emitente. No leiaute oficial do CTe-OS, pode ter até três dígitos; a série 0 é usada quando a empresa trabalha com uma série única.
- Número do CTe-OS
- É o número sequencial do documento dentro daquela série. O leiaute oficial aceita de um a nove dígitos.
- Sequência
- É a continuidade dos números dentro da mesma série: depois do número 25, por exemplo, o próximo normalmente será o 26.
Por que essa configuração precisa estar correta?
Série e número fazem parte da identificação fiscal do CTe-OS. A Secretaria da Fazenda (SEFAZ) usa essa combinação, junto com os demais dados da chave de acesso, para reconhecer cada documento.
Se uma série e um número já tiverem sido usados para um CTe-OS, tentar criar outro documento com a mesma identificação pode causar a rejeição 204, por duplicidade. Um documento cancelado também não devolve o número para a sequência: ele continua existindo na SEFAZ com o evento de cancelamento vinculado.
Por isso, não escolha um número aleatório e não volte a sequência para preencher uma lacuna sem antes entender o que aconteceu. Quando houver dúvida, confira os documentos anteriores e fale com o contador ou com o suporte da CTE Brasil.
Se a empresa nunca emitiu CTe-OS
No cadastro inicial da CTE Brasil, informe série 0 e número do último CTe-OS 0. O sistema entende que ainda não existe documento anterior e prepara o primeiro CTe-OS como série 0, número 1.
O zero informado nesse momento não é um CTe-OS emitido. Ele funciona apenas como ponto inicial para o sistema gerar corretamente o número 1.
Se a empresa já emitia em outro sistema
Trocar de emissor não reinicia a numeração fiscal. Antes da primeira emissão na CTE Brasil, consulte o último CTe-OS usado pela empresa e informe a mesma série e o número desse documento.
Se o último documento foi série 1, número 125, cadastre série 1 e último número 125. A próxima emissão será preparada como série 1, número 126.
Use como referência o XML ou o DACTe-OS mais recente daquela série e confira se outra pessoa, integração ou sistema ainda emite CTe-OS pelo mesmo CNPJ. Considere também documentos cancelados, pois o cancelamento não libera o número para reutilização.
Homologação e produção usam controles separados
Homologação é o ambiente de testes; produção é o ambiente em que o CTe-OS tem validade fiscal. A CTE Brasil controla as sequências separadamente para que os testes não consumam os números usados nas emissões reais.
Isso significa que emitir números durante o teste não obriga a produção a continuar a partir deles. Ao mudar para produção, o sistema usa a configuração inicial e a sequência dos documentos reais daquela empresa.
Confira antes de salvar a numeração inicial
- Confirme se a empresa realmente nunca emitiu CTe-OS ou se apenas está mudando de sistema.
- Confira série e número no XML ou no DACTe-OS mais recente.
- Considere documentos cancelados, porque os números deles continuam usados.
- Verifique se outra pessoa, integração ou sistema ainda pode emitir pelo mesmo CNPJ.
- Não use séries de 890 a 899: essa faixa é reservada e não é aceita pelo webservice da SEFAZ.
- Em caso de dúvida, não adivinhe a sequência; confirme com o contador ou com o suporte.
E se o erro for percebido depois da primeira emissão?
Depois que a empresa começa a emitir, a CTE Brasil mantém a sequência automaticamente. A configuração inicial deixa de aparecer para evitar alterações acidentais.
Se você encontrar uma duplicidade, um salto ou uma sequência diferente da esperada, não tente compensar emitindo novos documentos. Confira primeiro se o CTe-OS ficou autorizado, rejeitado, pendente ou cancelado. Uma emissão rejeitada pode ser corrigida na tela de pendências, enquanto uma tentativa sem resposta precisa ter o status consultado antes de qualquer novo envio.
Quando for realmente necessário ajustar o próximo número ou trocar a série, procure o suporte da CTE Brasil. A equipe poderá conferir a situação antes de alterar a sequência.
Comece a emitir com a sequência correta
Cadastre sua empresa, configure a série e o último número usado e conheça o emissor de CTe-OS da CTE Brasil por 30 dias antes da primeira cobrança.